Il Project Management Office

Efficace ed efficiente gestione dell’insieme dei progetti aziendali

Destinatari: Il seminario è rivolto ai Direttori Operativi / Responsabili di BU di aziende che lavorano per progetti che intendono approcciare in modo univoco ed organizzato la moltitudine di progetti contemporaneamente attivi mediante un Project Office.

Durata: 1 gg

Descrizione

L’aumentata competitività delle aziende e la conseguente necessità di ottimizzare il time-to-market, la fidelizzaizone dei clienti come vantaggio competitivo, un’ accresciuta predisposizione all’innovazione da parte di un top management giovane e preparato, ha spinto le aziende a sentire la necessità di riorganizzarsi con un approccio di lavoro per progetti orientato agli obiettivi.

Il Project Management Office è un’entità aziendale volta alla supervisone dell’andamento dei progetti di una specifica Business Unit o di tutta l’azienda. Tale entità consente di aver a disposizione, in tempo reale, informazioni relative all’andamento dei progetti, al rispetto o meno delle scadenze, all’entità dei ritardi accumulati, all’eventuale extrabudget necessario per completare i lavori. Questo ufficio lavora in stretta collaborazione con i capi progetto ed ha una chiara visione dell’allocazione delle risorse nel tempo, delle ore/giornate di lavoro spese su specifiche attività progettuali e delle previsioni future.

Gli scopi che un PMO si prefigge sono riassumibili in:

• Definizione di una metodologia PM condivisa nell’organizzazione (Processi, Approcci, Tecniche, Template)

• Fornire supporto ai project manager

• Gestire il portfolio dei progetti

• Monitorare ad alto livello le performances dei progetti

• Fornire formazione specifica di project management

La costituzione di un PMO consente di trarre i seguenti benefici:

• Cicli di produzione più brevi

• Migliore qualità delle deliverable di progetto

• Identificazione tempestiva, e gestione proattiva di problemi e rischi

• Migliore contenimento delle modifiche, e gestione del contenuto

• Più opportunità di sfruttare e riutilizzare le conoscenze

• Maggiore accuratezza delle stime

• Migliore comunicazione con clienti e stakeholder

• Migliore percezione dell’organizzazione da parte dei propri clienti

• Migliore gestione delle persone e delle risorse

• Minor tempo per avviare nuovi progetti

 

Argomenti

Principali funzioni e obiettivi del Project Office

-definizione delle regole operative

-modalità di reporting e di comunicazione

Aggiornamento piani di progetto

Aggiornamento Rischi e Issues

Consolidamento Dati

Distribuzione

-supporto diretto sui progetti

-formazione e affiancamento

-adeguamento della metodologia e degli strumenti di gestione dei progetti

-mappatura, selezione e prioritizzazione dei progetti

Metodologie di selezione: NPV, IRR, payback period

-definizione dei criteri di valutazione e compensazione delle prestazioni

Tecniche di compressione dello schedule

-supporto nell’utilizzo di tool informatici

-gestione del repository delle metodologie e strumenti

Avvio del Sistema di gestione Progetti aziendale

- analisi delle reali esigenze dei progetti aziendali

- definizione delle procedure e templates

- acquisizione e messa in esercizio di strumenti software a supporto

- integrazione con altri sistemi informatici aziendali

- analisi delle competenze dei Project Manager

- realizzazione di piani formativi mirati

Analisi costi-benefici dell’attivazione del Project Office

- Analisi dei costi di attivazione

- Valutazione degli impatti organizzativi

- Analisi congruenza con le strategie di sviluppo

- Simulazione dell’ambiente in esercizio

 

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